De planningsassistent maakt het mogelijk om handmatig afspraken te plannen, waarbij de assistent ondersteund wordt met de meest geschikte afspraakmogelijkheden op basis van de ingestelde voorkeuren.


De planningsassistent is een goede toevoeging voor klanten die ook gebruik maken van de automatisch plannen functionaliteit.


INHOUDSOPGAVE


Autorisaties

Om de actielink voor de planningsassistent te kunnen zien, zijn de volgende autorisaties en menu inrichtingen nodig:

  • Beheer feature autorisatie voor agenda:



  • In portaal beheer moet de actielink: Calendars_EventOptionsForAppointment toegevoegd zijn aan de actiewidget en (dossier)actie menu's.
    • Tip: vergeet hier geen herleidbare naam aan te geven zoals 'Planningsassistent'.


De planningsasssistent

De planning assistent maakt gebruik van geautomatiseerde inrichting (automatische afspraak reminders, beslisregels voor automatisch plannen). Het was voorheen nog niet mogelijk om de afspraak verder handmatig aan te vullen met een vraagstelling de voorgeschiedenis of een notitie. Na bevestiging kan je voortaan wel middels de actielink 'Werknemer afspraken' alsnog de afspraak aanvullen met dergelijke gegevens.


Voor er gebruik gemaakt kan worden, dient er rekening gehouden te worden met het volgende: 

  • De assistent gaat op basis van voorkeuren en inrichting beoordelen in wanneer er ruimte is bij en bepaalde gebruiker. Deze gebruiker moet dan wel beschikbaarheden in zijn/haar agenda hebben staan. Zonder beschikbaarheden, zal de assistent deze gebruiker niet meenemen in de overweging.
  • Om deze beschikbaarheden zichtbaar te maken, zijn er verschillende plekken waar deze voorkeuren op ingericht kunnen worden en overige dingen waar je rekening mee kan houden (let op; niet alles uit onderstaande lijst hoeft dus altijd van toepassing te zijn):

    • Werkgever: 

      • Heeft de werkgever een eigen locatie?
      • Heeft de werkgever een voorkeurs locatie?
      • Mogen de werknemers van deze werkgever zelf (her-)plannen?

    • Werknemer: 

      • Staat er een geldig adres ingevuld bij de werknemer? (verplicht)

    • Spreekuren:

      • Telt het spreekuur als bezet in Wizard? (verplicht, anders kan er overheen gepland worden)
      • Mag een werknemer zelf (her-)plannen?
      • Is er sprake van een voorbereidingsspreekuur?
      • Is er sprake van kwalificaties en middelen? 

    • Gebruikers: 

      • Hebben zij standaard autorisaties voor de oproep locatie, het spreekuur en de gekoppelde voorbereidingstijd, documenten, schermen en/of vragenlijsten? (verplicht)
        • Planner:
          • Mag de planner inplannen met de assistent? (verplicht)
          • Heeft de planner leesrechten voor beschikbaarheden? (verplicht)
          • Heeft de planner eventueel ook recht tot bekijken van de kwalificaties en middelen?
        • Agendagebruiker: Beschikt de gebruiker over benodigde kwalificaties? 

    • Oproeplocaties: 

      • Beschikt de oproeplocatie over de benodigde middelen?

    • Configuratieparameter: 

      • Als de paramter 'Max distance (Km) to consultation fallback' erg laag staat ingesteld, zullen er veel afspraakmogelijkheden afvallen. Houd er dus rekening mee dat je deze zou kunnen verhogen.


Lees meer over kwalificaties en middelen op :
Spreekuur kwalificaties en spreekuur middelen : othersideatwork
Lees meer over oproeplocaties, voorkeurslocaties en werkgever eigen locaties op: 
Oproeplocaties : othersideatwor



Afspraak maken: 

Als alles goed staat ingesteld, kan je via twee verschillende wegen de afspraak gaan inplannen middels de planningsassistent: 


1. Plannen middels oproepverzoek

Als er al een oproepverzoek is aangemaakt voor de gewenste afspraak, kunnen direct geschikte afspraakmogelijkheden worden opgehaald. De planner hoeft niet eerst de afspraakgegevens (gewenste spreekuursoort, gewenste locatie, uitvoerder afspraak, etc.) in te voeren, deze zijn immers al aanwezig in het oproepverzoek.


2. Plannen via agenda of dossier

Als er geen oproepverzoek is aangemaakt, maar wel een afspraak gepland wordt, kan ook de nieuwe planning assistent worden gebruikt via Acties in de agenda. De planner dient de afspraakgegevens in te voeren, waarmee geschikte afspraakmogelijkheden opgehaald kunnen worden.



Afspraakgegevens

Voor het ophalen van afspraakmogelijkheden zijn er verschillende afspraakgegevens benodigd. Naast het werknemerdossier waar je een afspraak voor in wilt plannen, het type spreekuur wat je voor deze medewerker wilt inplannen en hoelang je hierover beoogd te doen, zijn de volgende gegevens ook van belang: 


Locatie keuze

Voor het stuk locatie en contact optie zijn er ook meerder opties. De zichtbare keuze opties worden bepaald door de instellingen op de spreekuursoort:


Vorm van contact

  • Afspraak fysiek op locatie uitvoeren
    • Je krijgt de optie om de gebruiker al dan niet naar de werknemer toe te laten reizen. 
      • Wanneer hier voor 'Ja' gekozen wordt, krijg je het adres van de medewerker te zien. 
      • Wanneer hier voor 'Nee' gekozen wordt, krijg je locaties opties te zien. 
        • Alle oproeplocaties die zijn ingericht in de omgeving en waar de planner voor geautoriseerd is;
        • Voorkeurslocaties en werkgever eigen locaties van de werkgever waar betreffende werknemer onder valt;
        • Specifieke oproeplocaties - welke vervolgens geselecteerd kunnen worden.  
  • Afspraak op afstand uitvoeren
    • Alle contactopties;
    • Specifieke contactoptie - welke vervolgens geselecteerd kunnen worden;
      • Alleen spreekuren via webconsult toestaan - indien actief bij klant en gebruiker is geautoriseerd;
      • Alleen spreekuren op basis van contactinformatie toestaan.



Wanneer er wordt gekozen voor 'Specifieke oproeplocaties', is het mogelijk om meerdere locaties te selecteren. Achter deze locaties wordt ook vermeld of het voorkeurslocaties of werkgever-eigen locaties zijn van de werkgever waar betreffende werknemer onder werkzaam is. 

Er kunnen meerdere voorkeurs- en eigen-locaties ingesteld staan op een werkgever. 

Er kan ook een default oproeplocaties staan ingesteld op de klantomgeving. Deze wordt dan als eerst zichtbaar bij het selecteren van een specifieke locatie.



Uitvoerder Keuze

  • Alle uitvoerders:

    Na het selecteren van ‘alle uitvoerders’ en het vervolgen van plannen, worden de afspraakmogelijkheden opgehaald zonder te filteren op een specifieke uitvoerder.

  • Casemanagementteam:

    Na het selecteren van 'Casemanagementteam', kies je ervoor om te filteren op een bepaald behandelteam om de afspraak mee in te plannen. Hierdoor kunnen alle uitvoerders die onderdeel zijn van dit behandelteam geselecteerd worden. Ook hier zullen alleen de planmogelijkheden getoond worden voor de specialisten die geautoriseerd zijn voor het dossier, spreekuur, en traject.

  • Uitvoerder kiezen uit de lijst: 

    Na het selecteren van 'Uitvoerder kiezen uit de lijst', kan je op de lijst met uitvoerders klikken. Hier worden in eerste instantie alleen de uitvoerders getoond waarbij de meest recente afspraken zijn geweest en/of waar het recentste oproepverzoek bij was aangemaakt. Door een zoekterm in te voeren kan de planner zoeken naar andere uitvoerders. Na het selecteren van een specialist en het vervolgen van plannen, worden alleen afspraakmogelijkheden van deze specifieke uitvoerder opgehaald. Hierbij kan alleen gezocht worden op uitvoerders die geautoriseerd zijn voor het spreekuursoort, dossier, het traject en de medewerker. 


Periode instellen


Bij het plannen van een afspraak via de planningassistent is nu inzichtelijk in welke periode de afspraakmogelijkheden getoond worden. Daarnaast is het mogelijk om de begindatum en -tijd in te stellen van deze periode. Dit kan via de pop-up die opent na klikken op “Periode instellen.”


Let op bij periode afspraak: je kunt bijvoorbeeld een jaar selecteren, maar hij geeft dan de mogelijkheden in de eerste 2 weken van dit jaar. Je kunt dan altijd op 'Meer afspraakmogelijkheden' klikken. Als je een aantal maanden vooruit wilt plannen, selecteer dan dus een periode van twee weken verderop in het jaar. 



Afspraakmogelijkheden ophalen


Nadat de afspraakgegevens waarmee gepland moet worden bekend zijn (hetzij via het oproepverzoek of via
de ingevoerde afspraakgegevens), kunnen de afspraakmogelijkheden worden opgehaald. De afspraakgegevens die van invloed zijn op de opgehaalde afspraakmogelijkheden worden boven in het scherm getoond. De planner heeft daarmee inzage waarom bepaalde resultaten mogelijk wel of niet gevonden worden. Dit geeft de planner ook inzicht elke afspraakgegevens aangepast kunnen worden als er geen geschikte afspraakmogelijkheid is gevonden.

  • Het is ook inzichtelijk welk sjabloon er wordt gebruikt voor de oproepbrief. Welke oproepbrief geselecteerd staat, wordt bepaald op basis van de geselecteerde spreekuursoort en of de afspraak fysiek of op locatie plaatsvindt. Dit is ingesteld in het spreekuursoortenbeheer. De planner heeft de mogelijkheid om de selecte te wijzigen en te kiezen voor een andere of geen oproepbrief. 


De afspraakmogelijkheden worden opgehaald voor de eerste 2 dagen vanaf nu, of als er binnen een periode gezocht wordt binnen de periode. De planner heeft de mogelijkheid om extra afspraakmogelijkheden op te halen met de knop ‘Meer afspraakmogelijkheden’. Van een afspraakmogelijkheid worden de datum en starttijd getoond, de uitvoerder, contactvorm (locatie/contactopties) en de afstand voor de werknemer. 

  • Als er sprake is van een voorbereidend spreekuur, worden zowel de uitvoerder van het voorbereidend spreekuur als van het hoofdspreekuur getoond. 
  • Als er is gekozen dat de uitvoerder reist naar de afspraak dan wordt hier de afstand voor de uitvoerder getoond. 



Geen afspraakmogelijkheden

Je hebt alle filters naar wens ingevuld, maar je krijgt onderstaande melding: 



Dan zijn er twee opties: 

  • Er zijn daadwerkelijk geen opties gevonden op die locatie, bij betreffende uitvoerder, in de ingevulde periode. Probeer wat andere filters! 
  • Je weet zeker dat er toch wel echt mogelijkheden naar voren moeten komen op basis van hetgeen dat is ingericht in beheer en de filters die in de assistent zijn opgevoerd. 


Optie twee komt vaak voor wanneer je bezig bent met de inrichting van de planningsassistent en het testen hiervan. Bij deze dus een checklist om na te lopen: 

  • Adres van werknemer klopt: Belangrijk voor de km-calculatie (afstandsbepaling).
  • Parameterinstellingen: Controleer of 'Max distance (Km) to consultation fallback > 100 km'.
  • Dienstverband actief: Het dienstverband van de werknemer moet actief zijn.
  • Dienstverlening: Controleer of de dienstverlening al gestart is
  • Contract: Kijk of het geselecteerde spreekuursoort in het contract is opgenomen.
  • Protocolvariatie-autorisatie: Controleer of de gebruiker de juiste autorisatie heeft voor het protocol.
  • Spreekuur-autorisatie: Bevestig dat de gebruiker geautoriseerd is voor het type spreekuur.
  • Oproeplocatie-beperkingen: Controleer of de juiste oproeplocaties zijn gekoppeld.
  • Middelen aan spreekuur: Zitten er middelen gekoppeld aan het spreekuur? Zorg dat deze middelen ook beschikbaar zijn op de geselecteerde locatie en dat de gebruiker deze mag bekijken.
  • Kwalificaties aan spreekuur: Zitten er kwalificaties gekoppeld aan het spreekuur? Zorg dat de geselecteerde gebruikers deze kwalificaties bezitten. 
  • Beschikbaarheidsblok-beperkingen: Controleer of er voldoende beschikbare blokken zijn.


Afspraak definitief maken


Als de planner een geschikte afspraakmogelijkheid heeft gevonden, kan deze worden geselecteerd. De planner krijgt de vraag om de keuze te bevestigen (om te voorkomen dat je per ongeluk de verkeerde hebt gekozen) en vervolgens wordt de afspraak gepland. Nadat een afspraakmogelijkheid is gekozen en de afspraak definitief is gemaakt, krijgt de planner een overzicht van hetgeen dat ingepland is.