Vanaf deze release wordt het mogelijk om afspraken als een document te versturen naar de agenda-gebruiker via e-mail. Er kan gebruik gemaakt worden van documentsjablonen om het afspraakdocument vorm te geven, om zo de informatie te tonen die relevant is voor de gebruiker. Dit documentsjabloon kan per spreekuursoort gekoppeld worden. Als er dan een afspraak wordt ingepland van het ingerichte spreekuursoort, kan er handmatig een document gegenereerd en verstuurd worden naar de uitvoerder van de geplande afspraak.

Om gebruik te maken van deze functionaliteit, is het belangrijk om een e-mailsjabloon in te richten op de Xpert Suite omgeving met de code ‘opdrachtbrief’. De verdere inhoud van het e-mailsjabloon kan naar eigen keuze ingericht worden.

Voor het document dat verstuurd wordt naar de arts kan er gebruik gemaakt worden van bestaande documentsjablonen, of er kan een nieuw documentsjabloon aangemaakt worden. Het is wel belangrijk dat het gekozen documentsjabloon een code bevat en een .dotx sjabloon is.

Vervolgens kunnen op de gewenste spreekuursoorten de afspraaksignalering geactiveerd worden met daarbij het gekozen afspraakdocument. Ook is er de optie om de oproepbrief van de werknemer mee te sturen in de e-mailsignalering. Let daarbij wel op dat ook het sjabloon van de oproepbrief moet voldoen aan een code en een .dotx sjabloon, zoals het afspraakdocument.

Wanneer het e-mailsjabloon en de spreekuursoorten zijn ingericht naar wens, kun je in agenda aan de slag met deze functionaliteit. In het menu van een afspraak is er een extra knop zichtbaar, om het bericht te mailen. Deze knop is alleen zichtbaar voor niet voltooide afspraken van een spreekuursoort met ingerichte afspraaksignalering.

Wanneer er op deze knop geklikt wordt, dan wordt er een afspraakdocument gegenereerd en verstuurd naar het e-mailadres van de uitvoerder van de geplande afspraak. Als deze uitvoerder geen e-mailadres heeft of de inrichting van de functionaliteit is niet compleet, krijg je als gebruiker een error te zien.